home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Collection of Tools & Utilities / Collection of Tools and Utilities.iso / print / psfx0100.zip / FAXIT.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-11-03  |  11KB  |  222 lines
  1.  
  2.                      Documentation for the FAXIT program
  3.                                  version 1.0
  4.  
  5.     The FAXIT program sends an ascii text file out the fax port on a
  6.     PostScript fax printer.  It is useful with any PostScript fax printer,
  7.     such as the Compaq Pagemarq.
  8.  
  9.          To use FAXIT, type:
  10.                 FAXIT infile <ret>
  11.  
  12.     Operating Instructions:
  13.  
  14.          You specify the input file when running the program, and when
  15.          you are finished inputting information, press the <F10> key
  16.          to write or print the file.
  17.  
  18.          FAXIT will display a Main Menu to ask if you would like to
  19.          select a person and phone number to send to from the phone
  20.          book.  If your answer begins with "y" or "Y", FAXIT will
  21.          display the Phonebook menu, the contents of the file
  22.          faxbook.txt.  Using the up arrow, down arrow, Page Up, and
  23.          Page Down keys you may highlight the name of the desired
  24.          recipient.  Pressing the return key will enter this recipient
  25.          into the Main Menu.
  26.  
  27.          If you do not choose to use the Phonebook, or if you have
  28.          made your selection, FAXIT will let you enter or modify the
  29.          recipient's phone number, name, and organization.  Remember
  30.          to start the phone number with a 9, if the phone line
  31.          requires it.  Subsequently you can enter your name,
  32.          organization, the fax subject, whether or not to send a cover
  33.          sheet, and whether or not to locally print a confirmation
  34.          sheet.
  35.  
  36.          To correct an input field, after you have left that field,
  37.          press the up arrow, down arrow, or home keys until the cursor
  38.          reaches the field that needs correcting, and enter the
  39.          correct information for that field.  If you have left the
  40.          main menu for the output destination menu, pressing <escape>
  41.          will return to the main menu so that you may correct any
  42.          errors.
  43.  
  44.          Then the Output Destination window appears and you may choose
  45.          to store the output PostScript information in a file, or send
  46.          it to the printer, or both.
  47.  
  48.          At this point FAXIT assembles a PostScript fax header, reads
  49.          in the ascii text file specified on the command line,
  50.          translates the ascii into PostScript and either creates a
  51.          file, or downloads the PostScript to a printer, or both.
  52.  
  53.     Detailed Information:
  54.  
  55.       The Phonebook:
  56.  
  57.          When in the phonebook, the up arrow, down arrow, Page Up, and
  58.          Page Down keys move the highlighted name through the list.
  59.          Also, the space bar will move the highlighted name down, and
  60.          the backspace key will move the name up.  The home key will
  61.          return to the top of the list.  Pressing the escape key will
  62.          leave the phonebook, without making a selection.  Pressing
  63.          the return key will make a selection, and that selection will
  64.          be entered in the Main Menu.
  65.  
  66.          If the highlighted name is the first name in the phonebook,
  67.          pressing one of the "up" keys (up arrow, backspace, or Page
  68.          Up) will roll the phonebook menu around to the end of the
  69.          phonebook.  Similarily, at the end of the phonebook, pressing
  70.          one of the "down" keys will roll the phonebook menu around to
  71.          the top of the phonebook.
  72.  
  73.          The phonebook is a simple text file, called faxbook.txt.  To
  74.          enter a phone number, and possibly a name and organization,
  75.          use a DOS text editor to create a file with the person's
  76.          name, organization, and fax phone number, separated by
  77.          slashes.  For instance:
  78.  
  79.                 Ed Petrocelli   /home pc fax/   202-245-5654
  80.                 Ed Petrocelli /  Rayburn bldg, Gephart off / 202-665-3200
  81.                 Mike Koshuta/General Scanning/301-332-7822
  82.                 Betsy Lianza / 818-709-7602
  83.  
  84.          The file may contain up to 256 names.  If the file is larger,
  85.          the FAXIT program will read the first 256 entries.
  86.  
  87.          To use the DOS editor edlin to create the faxbook.txt file,
  88.          enter the following commands, starting from the DOS prompt:
  89.  
  90.          C:> EDLIN FAXBOOK.TXT
  91.              New file
  92.              *I<RET>
  93.                  1* enter first name / organization / phone number
  94.                  2* enter next name / org is optional/phone number
  95.                  3* enter third name / organization / phone number
  96.                  4* enter fourth name / organization / phone number
  97.                  5*<control-Z>
  98.              *E<ret>
  99.          C:>
  100.  
  101.          Be sure to put slashes in between the name and the
  102.          organization, and the organization and the phone number.  If
  103.          you use a word processor to create faxbook.txt, be sure to
  104.          save the file in ascii format.
  105.  
  106.       Main Menu operation:
  107.  
  108.          When you are in the Main Menu of the FAXIT program each
  109.          individual field shows a default entry.  This default entry
  110.          may be accepted by pressing <ret>, or it may be edited with
  111.          the left arrow, right arrow, Insert, and Delete keys.  You
  112.          accept the string, and move on to the next input field by
  113.          pressing one of the following keys: Return, up arrow, down
  114.          arrow, Page Up, Page Down, Home, End, or various Alt-key
  115.          combinations.  Because of an input bug with some PC's it may
  116.          be best to always complete an entry with the return key.
  117.  
  118.          Input fields are marked in a different color field on color
  119.          monitors, and an underscore on monochrome monitors.
  120.  
  121.       Output Destination
  122.  
  123.          If you select not to save the filename, and not to print the
  124.          output file, a temporary filename is assigned, the PostScript
  125.          code is written to it, and it is deleted before the program
  126.          exits.  Therefore, with this combination of choices, the
  127.          program does no useful work.
  128.  
  129.          A output filename that cannot be opened doesn't write the
  130.          file.  There is no error indication.
  131.  
  132.       Connecting to the PostScript fax printer:
  133.  
  134.          The program works best when the Personal Computer you are
  135.          running on is connected, through the parallel or serial port,
  136.          to a PostScript fax machine.  This way, if you select to
  137.          print the output file (in the Output Destination menu), your
  138.          file is sent directly to the printer, and the fax is sent.
  139.  
  140.          However, in many environments there is not a direct link from
  141.          the Personal Computer to a PostScript fax printer.  More
  142.          often, there will be one PostScript fax printer in an
  143.          organization, and to use it will require carrying a floppy
  144.          disk over to a computer dedicated to the printer, or sending
  145.          a file over a network connection to the printer.  For this
  146.          reason, the FAXIT program permits you to save the PostScript
  147.          output file, with a default filename of faxout.ps.  This name
  148.          can be changed from the Output Destination window.  Then you
  149.          can choose not to have FAXIT print the file, and after the
  150.          FAXIT program has exited, you can copy the faxout.ps file to
  151.          a floppy, and carry it to the computer connected to the
  152.          PostScript fax printer, or send the file over a network to
  153.          the PostScript fax printer.
  154.  
  155.          The saved output file can be sent to a PostScript fax printer
  156.          afterwards by means of the "print <filename>" command.
  157.  
  158.       Data Sizes:
  159.  
  160.          The FAXIT program can read up to 63 characters for each of
  161.          the name and organization, and up to 32 characters for the
  162.          phone number.  However, in the Phonebook display menu, only
  163.          20 characters are displayed for the name and phone number,
  164.          and 10 characters for the organization.  In the Main Menu, up
  165.          to 28 characters are allowed for input for all three items.
  166.          25 characters are permitted for the output filename.
  167.  
  168.     Errors / Known bugs:
  169.